Excel 実践活用講座

第一部

Ｐａｒｔ２

売上集計表を作る

Excel 実践活用講座

［［目次］］

売上集計表を作る

売上集計表を作る[1] -------------------------------------- 000

●集計表------------------------------------------------- 000

●連番を入力する------------------------------------------ 000

●累計を計算する------------------------------------------ 000

●データ未入力時のエラー（図－Ａ）-------------------------- 000

◆集計表の外で累計を計算する-------------------------------- 000

●同じ列で小計を計算する----------------------------------- 000

◆行の挿入操作-------------------------------------------- 000

◆数式を入力する------------------------------------------ 000

上級編-------------------------------------------------- 000

個別の伝票とリンクさせて集計する---------------------------- 000

●請求書と請求書を連結------------------------------------- 000

●リンク設定をドラッグ＆ドロップで行う----------------------- 000

◆リンクの複写-------------------------------------------- 000

●リンク元のファイル名を工夫する---------------------------- 000

●適切な表示形式を指定する（ユーザー設定の書式はコピーされない）

売上集計表を作る[2] -------------------------------------- 000

１●顧客別の集計------------------------------------------ 000

●ＤＳＵＭ関数の書き方------------------------------------- 000

２●期間の集計-------------------------------------------- 000

●比較演算子--------------------------------------------- 000

●期間内の顧客別集計-------------------------------------- 000

●平均値や最大値・最小値を求める---------------------------- 000

上級編

コンボボックスで入力を簡略化する---------------------------- 000

●顧客名を一覧から選択する（コンボボックスの利用）------------- 000

●一覧表示するデータをまとめる------------------------------ 000

●コンボボックスを挿入する--------------------------------- 000

●プロパティを設定する------------------------------------- 000

実践活用講座

エクセル

　 第4回

　今回から２回の予定で、売上金額の月間の集計表を作成して、累計計算や期間別、顧客別、担当者別などのさまざまな集計方法を紹介する。今回は一覧表の作成を中心に解説を進める。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　図Ａ　売上金額の集計表

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　EX4K753Z

●集計表

　売上額の集計表で行う計算を考えると、総合計や累計あるいは部分的な小計などの計算がある。小計や合計の計算にはＳＵＭ関数を使うのが一般的であるが、小計や合計を求める関数にＳＵＢＴＯＴＡＬ関数という合計を求めるセル範囲内に小計計算を入れることのできる関数がある。累計は単純な加算式になるが、データを入力していない場合に表示されるエラー表示を回避する手法が必要になる。以下、順にこれらのことについて解説する。

作成手順

　さて、どこから書き始めればいいのでしょう。

●集計表の骨格を作ろう

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　EX4K763Z

　　　参考列幅

EX4K764Z

●連番を入力する

　解説が前後するが、集計表に付ける行番号などの連続する番号をセルに入力する便利な方法を紹介しておく。最初の１つ目の番号を文字として入力して、そのセルをドラッグ＆ドロップすれば連番が自動入力される。ポイントは、入力する番号を文字列として入力することである。数を文字としてセルに入力する方法は、入力の最初にシングルクォーテイション「’」を入力してから数を入力すればよい。数値として入力すると連番にならないので注意が必要だ。

EX4C323Z　　　　　　　　　　　　EX4C321Z　　　　　　　　　　　EX4C322Z

●累計を計算する

　あるデータの集計表を作成したとき、各行毎に累計を求める場合がある。累計計算は単純な加算式で求めることができるが、データの入力していない行には値「０」が表示されてしまう。この０表示を消すには、データの入力されている、いない、をＩＦ関数で判断して、計算する、しない、を選択するようにすればよい。数式は以下のようになる。なお、最初の１行目の累計は１行目のデータだけを反映するようにセル参照式だけを入力している。２行目以降の数式は、２行目の数式をドラッグ＆ドロップで複写すればよい。

①◆１行目の数式

＝ＩＦ（Ｇ６＝””，””，Ｇ６）

②◆２行目の数式

＝ＩＦ（Ｇ７＝””，””，Ｈ６＋Ｇ７）

③◆２行目に入力した数式を３行目から以降に複写する

EX4C347Z

●データ未入力時のエラー（図－Ａ）

　累計計算を集計表内で行う場合、データを入力するセル範囲の途中の１つでもデータが入力されないとそれ以降の計算でエラーが発生していまう。これは、空白を計算しようとするためである。これを回避する方法として、累計計算を集計表の外で行い、その結果を集計表内に反映させるような方法を使う。

◆集計表の外で累計を計算する

①１行目の数式　＝Ｇ６

②２行目の数式　＝Ｊ６＋Ｇ７

③２行目に入力した数式を３行目から以降に複写する

④集計表内の累計には、計算した累計を参照する数式を入力する

　１行目に　＝ＩＦ（Ｇ６＝””，””，Ｊ６）　を入力する

　１行目の数式を２行目以降に複写する

EX4C348Z

　EX4C346Z

●同じ列で小計を計算する

　一覧表にしたデータの合計はＳＵＭ関数で求めるが、合計あるいは部分的な小計を求めるＳＵＢＴＯＴＡＬ関数がある。この関数は、指定したセル範囲内に同じＳＵＢＴＯＴＡＬ関数が入っているとそれを除外して合計を計算する働きをする。たとえば、図Ｃ１のようにＳＵＭ関数を使って部分的な合計を求めるよりも、図Ｃ２のようにＳＵＢＴＯＴＡＬ関数を使いう方がセル範囲を一度に指定できるので便利であり、セル範囲指定の間違いも減る。この方法のメリットは、小計用の新しい列を設けずに同じ列で合計と小計を求められるところにある。列を増やさないということは、限られた用紙幅を有効に使うことにつながる。まず、小計を表示する行を挿入する操作から行い、各小計と合計を求めるＳＵＢＴＯＴＡＬ関数を入力する。セル範囲の合計を求めるＳＵＢＴＯＴＡＬ関数の書き方は以下のとおりだ。ここでは使っていないが、計算方法の指定を変えれば表に示す計算が可能だ。

作成手順

　さて、どこから書き始めればいいのでしょう。

◆数式を入力する

小計欄の文字色を適切に変更して他の値と区別すれば、見やすく分かりやすくなる。

EX4C357Z

図Ｃ２

EX4C353Z

EX4C355Z

　　　　　　　　　　個別の伝票とリンクさせて集計する

●請求書と請求書を連結

　伝票処理などの場合、個別に発行する請求書あるいは納品書などが一覧表を作成する前にできあがっているものである。一覧表にデータ入力するとき、印刷した伝票を見ながら手操作で入力することだろうが、Ｅｘｃｅｌで作成した伝票なら単純な［コピー］［張り付け］で値を複写することができる。また、連結という方法でデータを「リンク張り付け」すれば、リンクした請求書などの伝票に入力しているデータを訂正した場合でも訂正内容が一覧に反映される。リンク張り付けの最も簡単なリンク方法は、データのリンク元とリンク先の２つのブックを開いた状態で［コピー］と［形式を指定して張り付け］で操作することだ。たとえば、請求書ファイルのセルＧ２２に表示されている金額を月間集計表にリンクするなら、以下のように操作する。

EX4K770Z

EX4K769Z

　別のブックに保存した請求書の合計を集計表の請求金額の欄に反映させてみよう。

◆コピー元のファイルと張り付け先のファイルを開いて、次の操作を行う

EX4C324Z

EX4C325Z

EX4C360Z　＜＜＜＜＜＜

Excel９８

EX4C327Z

EX4C361Z

●リンク設定をドラッグ＆ドロップで行う

　同じスタイルのブックをいくつもリンクする場合はドラッグ＆ドロップの複写操作で設定することも可能だ。リンクの設定はセルに数式（リンクを行う数式なのでリンク式と呼ぶ）として記録される。つまり、通常の数式と同じようにドラッグ＆ドロップの操作で他のセルに複写することが可能だ。同じリンク状態が複写されるので、リンクするファイル名だけを書き替えればよい。たとえば、ファイル「請求書A-111」をリンクして、そのすぐ下のセルにファイル「請求書A-112」をリンクさせる場合、ドラッグ＆ドロップで複写して、複写されたリンク式のファイル名を通常の編集操作で書き替えればよい。なお、この方法で注意しなければならないことは、リンク元（コピー元）にあたる各請求書ファイルは同じフォルダに保存しておくことが必要だ。違っている場合は、ドラッグ＆ドロップで複写後にリンク式のフォルダ名も書き替えることが必要になり、かえって手間のかかる操作になってしまう。

　存在しないファイル名を指定すると、「ファイルが見つかりません」ダイアログボックスが開くのでダイアログボックス内の［キャンセル］ボタンをクリックして閉じればよい。この場合、セルにはエラーが表示される。リンクを解除するには、セルに入力しているリンク式を［ＤＥＬ］キーなどで消せばよい。