◆◆ 並べ替えと集計 ◆◆

●並べ替え

　不ぞろいに入力したデータは並べ替え機能を使って規則正しく並べ替えることができる。一覧表のスタイルで入力したセル範囲の先頭（左上角のセル）にセルポインタを合わせて、［データ］メニューの［並べ替え］を選択して操作を進めれば良い。並べ替えは昇順と降順が指定できる。全角文字データの場合、データを入力したときの「ふりがな」で５０音順にならんでくれる。オプションの指定でふりがなを使わなかった場合は、ＪＩＳ（シフトＪＩＳ）コードの順にならぶ。また、一度に指定できる並べ替えのキーは３つまでだが、３つまでしか指定できないわけではない。４つ以上のキーを指定する場合は、数回に分けて並べ替えを施せばよい。

�r操作

�@ データ範囲の先頭にセルポインタを合わせる

�A［データ］メニューの［並べ替え］を選択する

�B 並べ替えダイアログボックスが開く

�C 各キーを設定して［ＯＫ］をクリックする

�D 並べ替えが施される

EX4T338Z

●４つ以上のキーを使う

　並べ替えに４つのキーを指定するなら、１回目で３つのキーを指定して並べ替えを施し、同じデータ範囲をさらにもう一度並べ替えればよい。このとき注意する点は、２回目の並べ替えで１回目の並べ替えを壊さないようにすることだ。例は、２回目の並べ替えで１つ目のキー「科目」と２つ目のキー「適用」、３つ目のキー「数量」を設定して並べ替えている。また、データによってはこの方法でも崩れる場合があるが、この場合は並べ替えたい行だけを選択して並べ替え操作を行えば良い。図は３つのキーで並べ替えた後で、さらに数量について並べ替えを施した結果である。

　この２行を数量をキーに並べ替えた

EX4T342Z

４つ以上のキー

　並べ替えに４つ以上のキーを指定するなら、優先順位の低いキーから並べ替えを行えば少ない操作で並べ替えが可能だ。この例では、最初の並べ替え操作で1つ目のキーで［数量］を指定して、２回目の操作で［科目］⇒［適用］⇒［金額］の順でキーを指定すれば、期待どうりの並べ替え結果が得られる。

・並べ替え/４つ以上のキーで並べ替え/

優先順位の低いキーから順に、数回の並べ替え操作に分けて繰り返し実行すれば期待どうりの並べ替え結果が得られる。並べ替えた一覧をさらに優先度の高いキーで並べ替えをし直す、ということになる。

●オプションを指定する

　通常の並べ替えは５０音順あるいは値の大小の順だが、ダイアログボックスの［オプション］ボタンをクリックすれば、並べ替えの順序の指定ができる。たとえば、日付を入力して関数や表示形式で曜日を自動表示している場合、通常の方法で並べ替えても日付順（シリアル値の大小の順）になるので曜日で並べ替えることができないが、オプションで曜日（日月〜土の順）を指定すれば曜日で並べ替えが施される。

◆オプションを変更した場合、変更内容が残るので元の設定に戻しておくこと。

　EX4T341Z

●集計

　並べ替えの作例のようにデータが規則正しく並べ替えられた状態の一覧表なら、［データ］メニューの［集計］で簡単にデータの集計ができる。集計の方法は合計や平均値、最大値や最小値などを求めることができる。操作において重要なことは、データが列方向に項目がならび、グループの基準に設定する列が図のように同じデータ、交通費なら交通費が連続するように並べ替えられていることだ。連続していないと別のグループとして集計される。

EX4T346Z

◆科目ごとの集計が自動計算される

EX4T347Z

EX4T348Z

◆◆ 串刺し集計　統合 ◆◆

●串刺し集計

　同じブック内の複数のシートに作成した集計表のデータをさらに集計することを各シートを串刺ししたように見えるところから串刺し集計と呼ぶ。ＳＵＭ関数を使って簡単に集計計算できるのだが、各シートに作成する集計表は同じスタイルで同じセル位置に作成しておくことが必要だ。集計の操作例では複数のセルを一度に処理しているが、複数のセルを選択して［オートＳＵＭ］を使う場合、同じシート内に数値データが入力されていると、それらのデータを集計してしまうことがあり、うまく操作できないこともある。このときは、１つのセルで操作して、そのセルをドラッグ＆ドロップなどの操作で必要なセルに複写すればよい。

各シートに作成された集計表

EX4T392Z

　　　　　　　　　　　　　EX4T403Z

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　EX4T407Z　　　　　　EX4T408Z

◆１枚目を作成して、それを各シートに複写してデータ入力を行えば簡単。

�@ 集計を行うセル範囲を選択する

�A［Σ］オートＳＵＭボタンをクリックする

EX4T404Z

�B 集計するシート範囲の先頭シートを選択（シートタブをクリック）する

　EX4T394Z

�C 集計するセル範囲の左上を選択（クリック）する

　EX4T396Z

◆範囲の代表として左上角のセルを選択します。

�D［Shift］キーを押しながらシート範囲の最後のシートを選択（シートタブをクリック）する

　シートタブが選択状態（白く表示）になる。（シート５の選択状態は数式の入力中を示す）

　EX4T405Z

�E［Σ］ボタンをクリック（あるいは［Ｅｎｔｅｒ］キーを押す）して数式入力を決定する

　EX4T406Z

●統合

　複数のブックに作成された集計データは、統合を使えば複数ブックの集計が簡単に求められる。複数シートの集計と同じように各ブックに作成する集計表は同じスタイルであることが条件だ。リンクを指定した統合にすれば、グループ化と同じスタイルの［＋］［−］ボタンで見出しごとにグループ化される。

�@ 統合するブックを開いておく

�A 統合先は新規ブックで行う

EX4T416Z

�B 統合先のシートで［データ］メニューの［統合］を選択する

EX4T417Z

�C 統合の設定ダイアログボックスが開く

　�D［セル参照］ボタンをクリックして、統合するセル範囲をドラッグ＆ドロップで選択する（�D−１）

　�E［追加］ボタンをクリックしてセル範囲を登録する

　   �D�Eの操作を繰り返して統合するブックをすべて登録する

EX4T415Z　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　EX4T413Z

�F［リンク］をクリックしてチェックを付ける

�G［ＯＫ］をクリックする

�H 各ブックの統合が施され値の集計が表示される

統合後

　EX4T400Z

EX4T409Z

　　　　　　　　　　　　　　　EX4T410Z

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　EX4T411Z

　EX4T412Z

特集１-2000-09

◆◆ データを取り込んで活用する ◆◆

●オートフィルタでデータを取り込む

　不規則に並べて入力されたデータもオートフィルタを使えば即座に必要なデータだけを絞り込んで並べることができる。並べたデータを集計するＳＵＢＴＡＴＬ関数を使えば、絞り込んだデータだけの集計が求められる。絞り込んだデータはコピー＆張り付けの操作で別の新しいシートに複写して、同じ項目の集計表として作成することが可能だ。絞り込みのオプションを使えば、さまざまな方法で自由度の高い「あいまい」な絞り込みもできる。基のデータから必要なデータだけを表示にして、他は非表示にするだけなので大切な基データを並べ替えたり削除されたり、するのではないので簡単な操作でもとの状態に戻すことができる。

EX4T358Z

◆もう一度［フィルタ］を選択すれば解除になる。

○トップテン

　　EX4T359Z

○オプション

　オプションを使えば、似通ったデータの絞込みができる。データに同じ項目を指すが違った表記で入力しているデータがある場合、たとえば、郵便切手代のことを郵便切手、切手代、などで入力されているなら、オプションでどのデータにも入っている「切手」を指定すれば集計できる。

�r操作

�@［▼］をクリックして（オプション）を選択する

�A ダイアログボックスが開く

�B 絞り込みに使う内容を入力する

�C［▼］をクリックして「を含む」を選択する

�D［ＯＫ］をクリックする

�E 不揃いだが、「切手」の文字を含むデータで絞り込まれる

EX4T363Z　　　　　　　　　　　　　EX4T364Z

EX4T365Z　　　　　　　　　　　　　　　　

EX4T366Z

○関数も有効

　リスト集計のＳＵＢＴＯＴＡＬ関数を使えば、絞り込んだデータだけを集計した値を反映します。つまり、非表示になったデータは集計から省かれる、ということだ。また、絞り込んだ後で集計する場合は、オートＳＵＭを使えばＳＵＢＴＯＴＡＬ関数が自動的に挿入されて合計が求められる。ＳＵＭ関数を使って合計すると非表示のデータも集計するので、絞り込んだ値にはならないので注意してほしい。

Ａ あらかじめ、データ範囲を集計するＳＵＢＴＯＴＡＬ関数を入力しておくと、その場の状況で正しく集計結果が表示される

�@ 絞り込んだリストの下部にセルポインタを合わせて［Σ］をクリックする

�A［Ｅｎｔｅｒ］キーを押して数式入力を決定する

　　絞り込んだ集計値が表示される

　　　　　EX4T361Z

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　EX4T367Z

○絞り込んだデータの印刷

　絞り込んだ状態で印刷を行えば、絞り込んだ状態が印刷される。

　EX4T362Z

○絞り込んだデータの張り付け

　オートフィルタで絞り込んだデータは、そのままコピー＆張り付けで表示の通りに張り付けられる。絞り込んだデータを基に新しい集計表を作成すればよい。

�r操作

�@ 絞り込んだデータ範囲を選択する

�A［コピー］ボタンをクリックする

�B 新しいシートに切り替える

�C 張り付け先の先頭セルにセルポインタを合わせて［張り付け］ボタンをクリックする

�D データが張り付けられる

�E 張り付けたデータを基に提出用などの集計表に仕上げる

EX4T368Z　　　　　　　　　　　　　　　　　　EX4T369Z

EX4T370Z

○フィルタオプション

　フィルタオプションを使うと重複データの排除ができる。機能の中に削除は存在しないので、操作の工夫で重複部分を削除することになる。［データ］メニューの［フィルタ］⇒［フィルタオプションの設定］を選択して操作を進める。このとき、ダイアログボックスの［リスト範囲］のセル範囲がデータ範囲すべてを指していないときは、シート上のデータ範囲をドラッグ＆ドロップの操作で指定しな押すことが必要だ。指定セル範囲が破線の点滅で囲まれるので確認しよう。重複を排除したリストに基データと違った色を付けて、すべてのデーたを表示に戻せば、色の違いで重複データがどれなのか一目で分かる。そのデータを削除すれば良い。

�r操作

�@ データ範囲の先頭あるいは外にセルポインタを合わせておく

　　（データ範囲が自動設定される）

�A［データ］メニューの［フィルタ］⇒［フィルタオプションの設定］を選択

�B ダイアログボックスが開く

�C セル範囲を確認する

　違っていれば、�C−１をクリックしてシート上をドラッグ＆ドロップでデータ範囲を指定する�C−２

�D ここをクリックしてチェックを付ける

�E［ＯＫ］をクリックする

　EX4T371Z

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　EX4T372Z

この図はEX4T372Zの代用（余裕があればこの図にしてください）

　EX4T373Z

実行結果

�F 重複でーたを省いた表示になる　　　　　　　　　　　　　�H表示中のデータに色を付ける

EX4T374Z　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　EX4T376Z

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　◆文字色あるいはセルの背景色をつける

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　元の色と違う色を付けることがポイント

�G印刷を施せば表示の通りに印刷される

EX4T375Z　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　EX4T378Z

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　�I［データ］メニューの［フィルタ］⇒

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　［すべて表示］を選択して絞り込み表示を戻す

EX4T377Z　予備 �Hと�Iの間に入れてください

○ポイント「複写のこつ」

　グループとアウトライン、非表示、集計、などの操作でデータの一部分を非表示にしていると、画面の表示状態で印刷が実行されるが、通常のコピー＆ペースト（張り付け）を行えば非表示の部分も複写されてしまう。複写する部分を選択状態にしたあとで、［ＡＬＴ］＋［；］キーを押してから、コピー＆ペーストすれば非表示の部分を省いて表示どおりの複写ができる。

EX4T379Z　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　EX4T380Z

統合の合計

　合計の欄を省くセル範囲を選択して「統合」を実効することができます。表全体を選択した操作を行う場合と、全体を選択しなくてもできる場合があります。セル範囲を省くいても自動的に設定されます。

＊合計を含めた集計

EX4T436Z

EX4T437Z／EX4T438Z

作成手順

　さて、どこから書き始めればいいのでしょう。