２　デザインビューで挿入する

デザインビューでフィールドを挿入する場合は、データ型とフィールド名を指定します。

>操作

図1.188　デザインビューで開いたテーブル

　　　　�@挿入する位置の行ボタンにマウスポインタを合わせる(ポインタが右向き矢印に変わる)

図1.189�Aポインタが右向き矢印になる位置で右クリックする

　　　　アショートカットメニューが表示される

　　　　�B[行の挿入]をクリックする

図1.190イ新しいフィールドが挿入される

　　　　�Cフィールド名、またはデータ型の欄をクリックして反転表示を解除する

AC7G941Z

AC7G942Z　　　　　　　　　　　AC7G943Z

●フィールド名とデータ型を指定する

挿入したフィールドに、フィールド名を入力します。ここでは、「郵便番号」とします。郵便番号は計算の対象にならないので、テキスト型を指定します。自動的にテキスト型が設定された場合はそのままにします。自動的に設定されたもの以外のデータ型を設定する場合は、次の操作(�C)を行います。

>操作

図1.191�@フィールド名を入力する欄をクリックして文字カーソルを点滅させ、フィールド名を入力する

　　　　�Aデータ型にテキスト型を指定する

図1.192　フィールド名を入力した直後のテーブル

　　　　�B[▼]ボタンをクリックして一覧を表示する

　　　　�C目的のデータ型をクリックする

図1.193ア目的のデータ型が指定される

　　　　イ目的に合ったプロパティを設定する

ここではプロパティ、フィールドサイズを[16]、IME入力モードを「半角英数」に設定しています。

AC7G944Z　　　　　　　　　　　　　　AC7G945Z

AC7G946Z

フィールド名と列名・行名

フィールド名のことをデータシートビューでは列名、デザインビューでは行名といっているが、これは同じものである。

データシートビューでは、フィールドは縦方向のデータとして一覧表示されるので列と呼び、デザインビューではフィールド名の一覧が縦方向に表示されて1行が1つのフィールドとなるので、ショートカットメニューでは[行の挿入]というように表現されている。

３　フィールドを削除する

不要なフィールドの削除は、挿入の操作と同じように右クリックで表示されるショートカットメニューで行います。

削除するときに、「インデックスが削除されます」という確認のメッセージが表示されることがありますが、新規に挿入した直後のフィールドなら他に影響を与えることはないので、

そのまま削除してもかまいません。削除しようとするフィールドにデータが入力してあり、他のテーブルやクエリとリレーションシップや参照を設定してある場合は、データベース全体に影響を及ぼさないことを確認し、回避の対策を行ってから削除しなければなりません。

また、削除するフィールドに入力されているデータも、同時にすべて解除されます。確認のメッセージが表示されるので、本当に削除してもよいことを確認してから実行するようにします。

>操作

図1.194　デザインビューで開いたテーブル

　　　　�@削除するフィールドのフィールドボタン(行ボタン)を右クリックする

　　　　アショートカットメニューが表示される

　　　　�A[行の削除]をクリックする

図1.195　インデックス削除の確認メッセージが表示される

　　　　�B[はい]をクリックする

図1.196イフィールドが削除される

AC7G947Z　　　　　　　　　　　　　　　AC7G948Z

　AC7G949Z

同じように、データシートビューでも削除することができます。フィールドの挿入の操作と同じように、ショートカットメニューを使って削除します。

上記の操作例では、郵便番号フィールドを削除しましたが、これは必要なフィールドなので、もう一度新規挿入しておきましょう。削除の直後なら、ツールバーの[元に戻す]ボタン(図1.197ア)で削除を取り消すことができます。

　AC7G950Z

設定値など見やすい列幅に設定して操作しましょう。

アシスタントが起動している場合

Officeアシスタントが起動すると、削除確認のダイアログボックスは開かない。そのかわりに、アニメーションのキャラクタが削除の確認をする。削除確認のダイアログボックスと同じように[はい]、または[いいえ]をクリックする。

AC7G951Z

�Dフィールドの順序を変える

関連するフィールドを隣り合わせにするなど、順序を並べ替えて見やすくすることができます。データシートビューとデザインビューのどちらでも操作することができます。データシートビューで移動するとデザインビューには反映されませんが、デザインビューで移動するとデータシートビューにも反映されます。どちらのビューでも、同じ状態で見られるようにするにはデザインビューで操作します。

１　データシートビューで移動する

データシートビューで操作します。

>操作

図1.198�@テーブルを選択する

　　　　�A[開く]をクリックする

図1.199　データシートビューで開いたテーブル

　　　　�B移動するフィールドのラベル(項目名)をクリックして反転表示にする

図1.200�Cラベルをドラッグする(マウスポインタに□が付いた形になる)

図1.201�Dドラッグで移動先にマウスポインタを移動する(移動先の列間の縦線が太く表示される)

図1.202アマウスボタンを放した位置にフィールドが移動する

　　　　�Eテーブルのどこかをクリックして反転表示を解除する

ドラッグで移動中は、列間の縦線が太く表示されるので、移動先を確認しながらドラッグすることができます。ドラッグ中に移動をやめるには、もとの位置にドラッグしてマウスのボタンを放します。

AC7G952Z

AC7G953Z

AC7G954Z

AC7G955Z

AC7G956Z

●デザインビューで見る

データシートビューでフィールドを移動しても、デザインビューの表示状態は変化しません。

>操作

図1.203アフィールドを移動したテーブル

　　　　�@[ビュー]ボタンをクリックしてデザインビューに切り替える

図1.204イフィールドの並びは、移動する前の状態のままになっている

もう一度ビューボタンをクリックするとデータシートビューに戻ります。

AC7G957Z

AC7G958Z

●フィールド位置の変更を保存する

データシートビューで変更したフィールド位置を保存します。

>操作

図1.205　フィールドを移動したテーブル

　　　　�@テーブルの[×]ボタンをクリックする

　　　　アレイアウト変更の保存確認のダイアログボックスが表示される

　　　　�A[はい]をクリックする(変更が保存されてテーブルが閉じる)

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　AC7G959Z

AC7G960Z

２　デザインビューで移動する

デザインビューでフィールドの移動を行うと、同時にデータシートビューのフィールドの並びも変更されます。

１　で変更したテーブルで続けて操作します。このテーブルはデータシートビューでフィールドを移動したので、デザインビューに移動が反映されていません。

>操作

図1.206　デザインビューで開いたテーブル

　　　　�@移動するフィールドの行ボタンにマウスポインタを合わせて(マウスポインタが右矢印に変わる)クリックする

図1.207ア行が反転表示になる

　　　　�A行ボタンにマウスポインタを合わせドラッグする(マウスポインタに□が付く)

図1.208�Bドラッグで移動先へマウスポインタを移動し(移動中は、移動先を示す太い線が行間に表示される)、マウスボタンを放す

図1.209イフィールド位置が移動する

AC7G961Z

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　AC7G963Z

　AC7G964Z

　AC7G965Z

　AC7G966Z

●フィールド位置の変更を確認する

フィールドの移動を確認してみましょう。

>操作

図1.210�@[ビュー]ボタンをクリックする

図1.211　保存確認のダイアログボックスが表示される

　　　　�A[はい]をクリックする

図1.212　デザインビューと同じ並び方で表示される

このように、デザインビューでフィールドを移動すると、データシートビューの並び方はデザインビューと同じ並び方になります。

AC7G967Z　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　AC7G968Z

AC7G969Z

●データを入力する

　追加した項目に該当するデータを入力しておきましょう。

AC7G970Z

デザインビューとデータシートビューのフィールド位置

フィールドの並びは、デザインビューで並んでいる順番が優先する。データシートビューで並べ替えたあとでデザインビューで並べ替えると、データシートビューでも変更される。デザインビューとデータシートビューでフィールドの並びが一致していない場合は、この点を確認しよう。

�Eテーブルウィザードを使う

テーブルウィザードは、自動的にテーブルを作成する機能です。Accessに登録されているフィールド名を利用して、新規テーブルを作成することができます。同時に、データ型やフィールドサイズなどの設定も自動的に行われるので、新規作成の手間を軽減することができます。

ウィザードで作成したテーブルに必要なフィールドが見つからない場合などは、追加や削除を行って作り替えます。また、218ページの「3−1　請求明細の入力を自動化する」で解説するリレーションシップの基本設定も自動的に行われます。

1　ExcelのテーブルとAccessのテーブル

テーブルウィザードを使って、商品テーブルを作成してみましょう。テーブルウィザードの使い方に加えて、リレーションシップについても簡単に解説します。

●商品テーブル

商品テーブルは、商品名を直接入力しなくても、商品名の一覧から選択して入力できるようにするためのテーブルとして使います。Excelなどの表計算ソフトではVLOOKUP関数を使ってコード入力によって商品名を入力しますが、ほぼそれと同じ考え方です。

図1.213はExcelのVLOOKUP関数が参照するテーブル例で、アの行がAccessのフィールド名に、イの部分がフィールドに相当します(Excelでもフィールドという用語を使用している)。

このようなテーブル参照処理はデータベース処理であり、Accessの主要な使用目的ということになります。Accessでは、Excelの場合のような簡単なデータベース処理だけではなく、さまざまな処理が可能となります。

AC7G971Z

2　テーブルウィザードでテーブルを作成する

●商品テーブルのフィールド

商品テーブルに必要なフィールドは、商品名、商品を管理しやすくするための商品番号、単価、そして主キーです。商品番号を主キーとすることもできますが、商品番号とは別に主キーを設定すると、データベースの構造が単純化できます。表1.6に商品テーブルのフィールドを示します。

表1.6　商品テーブルのフィールド

フィールド名　　データ型

商品ID　　　　　主キー(オートナンバー型)

品番　　　　　　　テキスト型

品名　　　　　　　テキスト型

単価　　　　　　　数値型(金額表示)

単位　　　　　　　テキスト型

図1.213(Excelのデータ一覧)にフィールド「商品ID」を付加して一覧表にすると、

表1.7のようになります。

表1.7　フィールド名とデータの例

品番     商品名  　　　　　　　　　　　　　単価           単位

EX-1    エクセル講座 初級編 CD-ROM  6,800   セット

EX-2    エクセル講座 上級編 CD-ROM  7,800   セット

EX-3    エクセル講座 活用編 CD-ROM  9,800   セット

WD-1   ワード講座 入門編 テキスト      4,500   組

WD-2   ワード講座 活用編 CD-ROM     3,800   セット

WD-3   ワード講座 実践編 CD-ROM     6,200   セット

品番をテキスト型にした理由は、郵便番号などと同様に計算させる必要がないからで、また、番号だけで商品番号を表すよりも、英字と数字を組み合わせて、商品の分類ができるからです。カタカナを使って、「カグ123」、「デンキ502」などとすることもできます。

●ウィザードを選択する

データベースウィンドウにテーブルウィンドウを表示して操作します。

>操作

図1.214　データベースウィンドウ

　　　　�@[テーブル]をクリックしてテーブルウィンドウを表示する

　　　　�A[新規作成]をクリックする

図1.215　［テーブルの新規作成］ダイアログボックスが表示される

　　　　�B[テーブルウィザード]をクリックして反転表示にする

　　　　�C[OK]をクリックする

しばらくすると、テーブルウィザードのダイアログボックスが表示されます。

AC7G972Z　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　AC7G973Z

●フィールドを選択する

テーブルウィザードのダイアログボックスで目的のフィールドを集めて、新規テーブルを作成します。このテーブルが商品テーブルになります。

テーブルウィザードに組み込まれているテーブル一覧から、目的のフィールドが入っていそうなテーブルを選択します。

テーブル一覧はビジネス用と個人用に分類されていますが、便宜的に分類されているだけですから、混在させたり、ビジネス用を個人用として使ってもまったく差し支えありません。また、複数のテーブルからフィールドを集めることもできます。

>操作

図1.216　テーブルウィザードのダイアログボックス

　　　　�@ビジネス用または個人用をクリックで選択する

　　　　�Aテーブル一覧の目的のテーブルをクリックして反転表示にする

　　　　アフィールド一覧が更新される

図1.217�B目的のフィールドをクリックして反転表示にする

　　　　�C[＞]ボタンをクリックする

　　　　イフィールドが登録される

AC7G974Z　　　　　　　　　　　　　　　　　　　AC7G975Z

操作�B�C、または�@~�Cを繰り返し、フィールド一覧から必要な項目に合うフィールド名を右側のウィンドウに登録します。表1.6に示したフィールド名に相当するものを選びます。

表1.8　テーブルウィザードのフィールド名の利用

フィールド一覧のフィールド名       表1.6のフィールド名　　

商品ID　　　　　　　　　                           商品ID　　　　　　　　　

製品番号　　　　　　　                  品番　　　　　　　　　　

商品名　　　　　　　                     品名　　　　　　　　　　

単価　　　　　　　　　　                            単価　　　　　　　　　　

発注単位　　　　　　　　                            単位　　　　　　　　　　

注：

登録のとき、フィールド（項目）の選択順が違えば出来上がりのテーブルのフィールドの並びも、それにあわせた順になりますが、データベース全体の動作に悪影響することはありません。任意の順に設定しても構いません。

●登録したフィールド名を削除する

まちがえて登録した場合は、右側のウィンドウに表示されているフィールド名を反転表示にして、[＜]ボタンをクリックして登録を削除することができます。

>操作

図1.218　必要なフィールドを登録したダイアログボックス

�@削除するフィールドをクリックして反転表示にする

�A［＜］ボタンをクリックする

図1.219ア選択したフィールドが削除される

図1.217�@で削ったフィールドは必要なので、再度登録しておきましょう。

AC7G976Z　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　AC7G977Z

●登録位置を変更する

ダイアログボックスの右側のウィンドウに、登録した順にテーブルのフィールドが作成されます。登録後に、登録位置を変更することもできます。左側のウィンドウから右側へ移すとき、右側のウィンドウでフィールド名を選択してから[＞]ボタンをクリックすると、指定した位置に挿入することができます。もちろん、テーブルが完成してからもフィールド位置は変更できます。

>操作

図1.220�@登録するフィールド名をクリックして反転表示にする

　　　　�A登録先の位置をクリックして反転表示にする

　　　　�B[＞]ボタンをクリックする

図1.221ア指定した位置の下側に挿入される

AC7G978Z　　　　　　　　　　　　　　　　　　　AC7G979Z

3　フィールド名を変更する

テーブル作成を完了してからフィールド名を変更することもできますが、登録しながら変更する方法を解説しておきます。

>操作

図1.222�@変更するフィールド名をクリックして選択(反転表示)する

　　　　�A[フィールド名の変更]をクリックする

図1.223　[フィールド名の変更]ダイアログボックスが表示されるので、[F2]キーを押して編集可能状態にする(フィールド名をマウスでクリックしてもよい)

　　　　�Bフィールド名を書き換える

　　　　�C[OK]をクリックする

図1.224アフィールド名が変更される

　　　　イ 各フィールド名を書き換える

以上の操作を繰り返して、フィールド名を表1.9のように変更します。

表1.9　フィールド名の変更

変更前　　　　変更後

商品ID　　　　商品ID(変更しない)

製品番号　　　　品番

商品名　　　　　品名

単価　　　　　　単価(変更しない)

発注単位　　　　単位

AC7G980Z　　　　　　　　　　　　　　　　　　　AC7G981Z

AC7G982Z　　　　　　　　　　　　　　　　　　AC7G983Z