3-2

請求書フォームを完成させる

請求明細のサブフォームが完成したので、次に親フォームである請求書フォームを完成させます。親フォームでは、請求明細の合計、消費税額の計算を行います。また、請求明細のレコードの表示順を、入力順に並べ替えて表示させます。さらにフォームの印刷をするところまでを解説します。

 

�@レコード表示を並べ替える

請求明細のサブフォームに表示される請求明細項目を入力した順番、つまり、行番号の小さい順に表示するようにします。

請求明細は、請求明細(マスター)テーブルに入力した順に記録されます。ところが、サブフォームの表示は入力した順にならないことがあります。これは、請求明細(マスター)テーブルがサブフォームに直接表示されているのではなく、クエリを通して表示されているからです。これをいつでも同じように、確実に小さい番号順(あるいは大きい番号順)に表示するために、「請求明細クエリ」に並べ替えの設定をします。

 

1　クエリで並べ替える

請求明細クエリをデザインビューで開いて、フィールドの並べ替えを設定します。行番の小さい番号順に並べ替えるなら「昇順」、大きい番号順なら「降順」を選択します。親フォームと子フォームを閉じた状態で操作します。

 

>操作

図3.118　請求明細クエリをデザインビューで開く

　　　　�@並べ替えを設定する欄（ここではフィールド[行番]）をクリックして[▼]ボタンを表示する

図3.119�A[▼]ボタンをクリックして一覧から「昇順」を選択する

図3.120ア並べ替えが設定される

図3.121イ昇順に並び替わった請求明細

 

 

 

 

AC7H441Z

 

 

 

 

 

 

 

 

 

　　　　

AC7H442Z　　　　　　　　　　　　　　　　　　　AC7H443Z

 

 

AC7H444Z

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

キーワード

■並べ替え、レコード表示の順番などを一定の順番に並べること。番号の大きい順に並べ替えることを「降順」、番号の小さい順に並べ替えることを「昇順」という

 

�ASum関数で合計を求める

請求書フォームに、請求明細の小計金額を表示させます。小計金額は、合計を求めるSum関数で集計します。

 

1　明細小計を計算する

サブフォームに表示されている金額のデータを集計します。サブフォームにテキストボックスを1つ挿入して小計値を表示させます。計算式は次のようになります。

 

＝Sum([金額])

　　↑　　↑

　関数　　計算の対象になるフィールド名

 

請求明細のサブフォームをデザインビュ-で開いて操作します。

 

●フッター領域を広げる

 

>操作

図3.122　請求明細のサブフォームをデザインビューで開く

　　　　�@フォームフッターのタイトルバーの下部にマウスポインタを合わせる

　　　　�A下方向へドラッグする

図3.123アフッター領域が表示される

 

　AC7H446Z

 

　AC7H447Z

 

●フッター領域にテキストボックスを挿入する

 

>操作

図3.124�@ツールボックスの[テキストボックス]をクリックして押し込む

図3.125�Aテキストボックスをフッター領域に挿入する

図3.126　ウィザードが起動する

図3.127�B[次へ]をクリックしてテキストボックス名の入力まで進める(途中の設定値は既定値のままで進める)

図3.128�Cテキストボックス名(ここでは「小計金額」)を入力する

　　　　�D[完了]をクリックする

図3.129アテキストボックスが挿入される

 

　　　

AC7H448Z　　　　　　　　AC7H449Z

 

AC7H450Z／AC7H451Z

 

 

 

 

 

 

 

 

 

AC7H452Z

　AC7H453Z

 

●コントロールソースに計算式を入力する

 

>操作

図3.130　テキストボックス[小計金額]のプロパティウィンドウを表示する

　　　　�@[コントロールソース]欄の[...]をクリックする

図3.131　式ビルダが起動する

　　　　�A[＝]ボタンをクリックする

　　　　ア[＝]が入力される(図中のIはカーソル)

　　　　�B関数フォルダの＋印をダブルクリックする

図3.132イ関数フォルダが開く

　　　　�C組み込み関数フォルダをクリックする

図3.133ウ組み込み関数の一覧が表示される

　　　　�D[SQL集合関数]をクリックする

　　　　エSQL集合関数の一覧が表示される

　　　　�E[Sum]をクリックする

　　　　オ関数が挿入される

図3.134�G挿入された関数の＜expr＞をドラッグする

図3.135カ＜expr＞が反転表示になる

図3.136�H[請求明細のサブフォーム]フォルダをクリックして開く

キフィールドリストが表示される

�I[金額]をクリックして反転表示にする

�J[貼り付け]をクリックする

ク＜expr＞が[金額]に入れ替わる

�K[OK]をクリックする

図3.137　プロパティウィンドウに戻り、コントロールソースに計算式が入力される

 

なお、＜expr＞については275ページで解説します。

 

　AC7H454Z

 

　　

AC7H455Z　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　AC7H456Z

 

　　　

AC7H457Z　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　AC7H458Z／AC7H459Z

 

 

　　

　　　AC7H463Z　　　　　　　　　　　　　　　　　　AC7H464Z

 

●結果の確認

　請求明細のサブフォームをフォームビューで開いて結果を確認します。

 

>操作

図3.138�@[ビュー]ボタンの[▼]ボタンをクリックする

　　　　アビュー一覧が表示される

　　　　�A[フォームビュー]をクリックする

図3.139　請求明細のサブフォームがフォームビューで開く

　　　　イSum関数の集計結果

 

　　　　

AC7H465Z　　　　　AC7H466Z

 

 

 

 

 

 

　図3.139イのように集計結果(Sum関数の結果)の値が「0」になっています。また、同図ウのようにレコード表示が1になっているのはビューが単票形式になっているからです。[金額]欄は表示されているのに[小計金額]のテキストボックスが「0」になるのは、金額の求め方に問題があるからです(数式に誤りがあると＃Errorが表示されることもある)。金額を求めるためにテキストボックスのコントロールソースとして、次の計算式を入力しました(259ページ参照)。

 

＝[数量]＊[単価]

 

　計算式をコントロールソースにしたことで、請求明細のサブフォームのレコードソースのデータ参照は断ち切られます。すなわち、計算した結果を記録するフィールドがなくなったということです。したがって、Sum関数で集計するフィールド[金額]に値が入力されていないので、集計値として「0」が表示されたのです。

請求明細クエリのフィールド［金額］の内容を確認してみましょう。いったんサブフォームを保存して、閉じます。

 

●クエリの確認

請求明細クエリを開いてフィールド［金額］を見てみましょう。

 

�r操作

図3.140　�@　[請求明細クエリ]を選択して[開く]ボタンをクリックする

　　　　　ア　金額の値が0になっている

 

 

AC7H467Z／AC7H468Z

 

　すべてのレコードが「0」になっています。このため、図3.139イのように計算式Sum([金額])の結果が「0」になったのです。

請求明細の金額を求めるために、請求書のサブフォームのテキストボックス[金額]に計算式＝[数量]＊[単価]が入力してあるので、求めた金額はフォーム上だけの結果になってしまったのです。計算式を修正して、正しく表示されるようにします。

 

2◆クエリ内で計算式の結果を求める

　請求明細クエリのフィールド[金額]に、正しい計算式を入力します。計算式の前にフィールド名を付けづに計算式だけを入力すると、作成中のクエリのもとになっている請求書(マスター)テーブルのフィールド[金額]とのつながり(テーブルからフィールドリストに登録)が切り離されてしまうので、フィールド名を残したまま計算式を入力します(図3.149)。

　請求明細クエリをデザインビューに切り替えて操作します。

 

 

>操作

図3.141　請求明細クエリをデザインビューに切り替える

�@フィールド[金額]を表示する

図3.142�Aフィールド[金額]欄を右クリックしてショートカットメニューを表示する

　　　　�B[ビルド]を選択する

図3.143　式ビルダが起動する

　　　　アフィールド名「金額」が入力される

図3.144�Cフィールド名「金額」のあとにコロン「：」を入力する(見やすくするためにコロンの前後にスペースを入力してもよい。図では前後に1つずつ入力してある)

図3.145�Dフィールドリストの[数量]を選択して[貼り付け]をクリックする

　　　　イ「＜Expr＞[数量]」が入力される

図3.146�E[＊]ボタンをクリックする

　　　　ウ[＊]が入力される

図3.147�F[商品テーブル.単価]を選択して[貼り付け]をクリックする

　　　　エ[商品テーブル.単価]が入力される

 

AC7H469Z

 

　　　

AC7H470Z　　　　　　　　　　　　　　　　　　AC7H471Z

 

 

 

 

 

 

 

AC7H472Z

 

 

 

 

 

 

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　AC7H473Z

　

AC7H474Z　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　AC7H475Z

 

 

●数式の変更

　フィールド[単価]は、請求明細(マスター)と商品テーブルの2か所に存在し、それらはリレーションシップによって参照を行っています。実際にデータが記録されている商品テーブルのフィールド[単価]を選択します。

　先の操作で数式は次のように入力されました。

 

　　　　　金額：＜Expr＞ [数量]＊[商品テーブル.単価]

 

　しかしまだ、このままでは不完全です。

＜Expr＞は、外部参照(エクスポート)を意味します。外部参照とは、「自分以外(ここでは数式を入力するフォーム以外を指す)の他のフォームやクエリのフィールドを参照する」という意味です。ここでは同じクエリ内のフィールド[数量]を指すので[＜Expr＞]は削除します。

　また、挿入された[商品テーブル.単価]の意味は、「商品テーブル」はテーブル名「単価」はフィールド名を表しますが、両方をカッコ[　]で区切る必要があるので次のように書き換えます。なお、カッコ[　]は半角で入力します。全角で入力してもふつうは半角に変換されますが、操作状況によっては自動的に変換されないことがあるので、半角で入力するようにしましょう。

 

　　　　　金額：[数量]*[商品テーブル].[単価]

 

>操作

図3.148�@入力内容を変更する

　　　　�A[OK]をクリックする

図3.149アフィールド名の欄にフィールド名と計算式が入力される

　　　　イ列幅を広げると入力内容がすべて表示される

 

フィールドの内容は、式ビルダを起動して確認できます。また、ショートカットメニューの[ズーム]を選択して、フィールドの内容を確認できます。また、［ズーム］でそれぞれフィールドの内容を修正することも可能です。

 

AC7H476Z

AC7H477Z

AC7H478Z

 

 

 

 

 

 

 

 

●結果の確認

クエリをデータシートビューに切り替えて、金額が正しく表示されるかどうかを確認しておきましょう。

 

>操作

図3.150　[ビュー]ボタンをクリックしてデータシートビューに切り替える

�@スクロールバーを操作して金額を表示する

ア金額が計算されている

 

AC7H479Z

 

　エラーが表示されたり、計算結果が正しくないときは、式ビルダを起動して入力内容を確認します。確認したら、クエリを保存して閉じます。

 

3◆請求明細のサブフォームの小計金額を確認する

　クエリ内に金額が表示されたので、サブフォームに入力した計算式=Sum([金額])の結果も正しく表示されるはずです。請求明細のサブフォームのフォームビューで確認してみましょう。

 

>操作

図3.151　請求明細のサブフォームを[開く]ボタンで開く

アデータシートビューで開く

�@[ビュー]ボタンの[▼]ボタンをクリックして[フォームビュー]を選択する

図3.152　フォームビューで表示される

イ小計金額が表示される

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

AC7H480Z

 

AC7H481Z

 

 

 

●請求明細のサブフォームの計算式の削除

正しい小計金額が得られるようになったので、請求明細のサブフォームに入力した計算式は不要になります。データベース全体のパフォーマンス向上のために、不要な計算式は削除しましょう。不要な計算式があると、計算のために多少の負荷がかかり、ほんのわずかですが、少しでも不要なものは残さないようにするほうがスマートです。

 

>操作

図3.153　[ビュー]ボタンをクリックしてデザインビューに切り替える

�@テキストボックス[金額]のプロパティウィンドウを表示する

アコントロールソースとして計算式が入力されている

�A[コントロールソース]欄の[▼]ボタンをクリックする

�Bフィールド[金額]を選択する

図3.154イ[コントロールソース]欄の内容がフィールド名[金額]に変わる

ウ表示内容も「金額」に変わる

 

 

 

　これでテキストボックスの内容が計算式からフィールド名に変更できました。なお、サブフォームに表示されている「金額」という文字列は、テキストボックスに付加されたラベルコントロールです。フィールド名[金額]とは別のものなので、混同しないように注意しましょう。

 

AC7H482Z／AC7H483Z

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

●結果の確認

データシートビューに切り替えて、正しく表示されていることを確かめておきましょう。

 

>操作

図3.155　データシートビューに切り替える

ア金額が正しく計算されている

 

 

 

　AC7H484Z

 

4◆親フォームに小計を表示する

請求明細のサブフォームのテキストボックス[小計金額]で求めた小計は、請求書フォーム(親フォーム)には表示されていません。親フォームにも表示させるために、親フォームにテキストボックスを挿入し、コントロールソースとして参照式を入力します。参照式は他のコントロールの内容を参照する式です。

請求書フォームをデザインビューで開いて操作します。

 

●テキストボックスの挿入

テキストボックスを挿入しテキストボックス「小計」を指定します。フォントサイズなども指定できますが、以下の操作例では既定値のままとしてあります。

 

>操作

図3.156　請求書フォームをデザインビューで開く

�@フォームのサイズを少し広げる

�Aこのあたりにテキストボックスを挿入する

図3.157　ウィザードが起動する

�B[次へ]をクリックしてコントロール名を入力する状態まで進める

図3.158�Cコントロール名(ここでは「小計」)を入力して[完了]をクリックする

図3.159アテキストボックスが挿入される

 

AC7H485Z

 

AC7H486Z

AC7H487Z

 

AC7H488Z

 

 

 

●参照式の入力

コントロールソースに、式ビルダを使って参照式を入力します。

 

>操作

図3.160アテキストボックス[小計]のプロパティウインドウを表示する

　　　　�@プロパティ[コントロールソース]の[...]ボタンをクリックする

図3.161　式ビルダが起動する

　　　　�A[＝]ボタンをクリックする

　　　　イ[＝]が入力される

図3.162�B[請求書フォーム]フォルダをダブルクリックする

　　　　ウ[請求書フォーム]フォルダが開く

図3.163�C[請求明細のサブフォーム]フォルダをクリックする

　　　　エフィールドやコントロール名一覧が表示される

　　　　�D[小計金額]を選択する

　　　　�E[貼り付け]をクリックする

　　　　オコントロール名が入力される

　　　　�F［ＯＫ］をクリックする

　　　　カ 参照式が入力される

 

AC7H489Z

 

　

AC7H490Z　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　AC7H491Z

 

 

　　　　

AC7H492Z　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　AC7H493Z

 

上記の操作で、次の参照式が入力されます。（Formは[Form]と入力される場合もある。［ ］は省略可）

 

＝[請求明細のサブフォーム]．Form！[小計金額]

 

注：　上記の操作で、次のように参照式が入力された場合、

　　　　　　＝[請求明細のサブフォーム]．フォーム！[小計金額]

　　　この式では不完全なので、次のように修正します。カタカナでフォームとなっている

　　　部分を半角の[Form]に書き換えます。

 

>操作

図3.164�@参照式を書き換える

　　　　�A[OK]をクリックする

図3.165アコントロールソースに参照式が入力される

　図２点削除

 

●結果の確認

フォームビューに切り替えて、小計が正しく表示されることを確認します。

 

>操作

図3.166　請求書フォームをフォームビューで表示する

　　　ア明細金額の小計が表示される

 

　AC7H494Z

 

 

●金額の表示形式

プロパティ[書式]を[通貨]に設定すると、\記号や3桁ごとにカンマの入った金額形式で表示されます。また、テキストボックス内での表示位置は、プロパティ[文字配置]でしていできます。[文字配置]を標準にすると、数値は右詰め、文字は左詰めになります。

　デザインビューに切り替えてプロパティを設定し、フォームビューで確認します。操作の前に図3.167のようにウィンドウの横幅を広げると、表示内容が途切れないで操作しやすくなります。

 

>操作

　　　　ア 小計のプロパティウィンドウを開く

図3.167�@プロパティ[書式]欄の[▼]ボタンをクリックして[通貨]を選択する

図3.168イ[通貨]が設定される

図3.169�Aプロパティ[文字配置]欄の[▼]ボタンをクリックして「左」を選択する

図3.170ウ「左」が設定される

図3.171　フォームビューに切り替えて表示状態を確認する

　　　　エ左詰めの通貨スタイルで表示される

　　　　　�B フォントサイズを適切に設定する

 

動作の確認後は、同様の操作で文字配置を[標準]に設定し直しておきましょう。

 

AC7H495Z

 

　AC7H496Z

 

 

 

 

　　　

AC7H497Z　　　　　　　　　　　　　　AC7H498Z

 

　AC7H499Z

 

AC7H500Z

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

SQL集合関数

ここで入力したSum関数は、AccessがもつSQL集合関数の1つだ。

SQL(Structured Query language)は、プログラム言語の一種で構造化照会言語という意味で、データの抽出、更新、データ管理を行うプログラムを記述するためのプログラム言語である。

AccessはSQLによるプログラムを自動作成する機能をもっている。したがって、データベースを作成する段階ではSQLについて知らなくても支障はないが、より詳細なデータの抽出をしたり、自動作成されたプログラムを変更するには、SQLを理解しておく必要がある。

 

 

キーワード

■フッター領域、フォームの下部に表示する内容を入力する領域。ワープロ文書などのフッターと同じ意味

■Sum関数　フィールドに記録された数値を合計する機能

■外部参照　自分以外のフォームやテーブルなどの値を参照すること

■プロパティ[書式] コントロール(テキストボックスなど)にデータ表示するスタイル(数値、文字、日付などの形式)を設定する

■プロパティ[文字配置] コントロール(テキストボックスなど)にデータ表示する文字割付(右寄せ、中央、左寄せ)を設定する

■SQL集合関数 値の集合からさまざまな統計値を求める機能。集計関数ともいう

 

 

�B消費税額を計算する

　前項までで求めた小計金額から消費税を求めましょう。消費税率が変化することが考えられるので、請求書ごとに消費税率を記録しておくことが必要です。消費税の額は請求書フォーム上で計算し、消費税率は請求書フォームに記録しないということです。

　ここでは、請求書番号テーブルに消費税率を記録するフィールドを作成し、請求書フォームで計算した値(消費税率)を記録させるようにします。

 

1　消費税率を記録するテーブル

　はじめに、消費税額を求めるための消費税率を記録するテーブルを決めます。消費税率は商品の種類にかかわらず1種類だけなので、請求明細の1行ごとに消費税率を入力して税額を計算する必要はありません。請求書1枚の小計に消費税率をかければいいのです。

　請求書の管理は請求書番号テーブルで行っているので、消費税率もこのテーブルに記録します。請求書番号テーブルをデザインビューで開いて操作します。なお、消費税率は整数のパーセント値で示されますが、実際の値は少数なので、フィールドサイズに浮動小数点型を設定します。浮動小数点型には単精度と倍精度がありますが、使用する桁数が少ないので単精度にします。

 

>操作

図3.172　請求書番号テーブルをデザインビューで開く

　　　　�@フィールド名として「消費税率」を入力する

図3.173�Aデータ型を[数値型]に設定する

図3.174�Bプロパティ[書式]欄の[▼]ボタンをクリックして[パーセント]を選択する

図3.175�Cプロパティ[フィールドサイズ]欄の[▼]ボタンをクリックして[単精度浮動小数点型]を選択する

図3.176　消費税率が設定されたテーブル

 

 

AC7H501Z

 

 

 

 

 

 

 

 

 

AC7H502Z

AC7H503Z

AC7H504Z

 

 

AC7H505Z

 

●テーブルの表示内容の確認

データシートビューに切り替えて確認しましょう。

 

>操作

図3.177　データシートビューに切り替える

　　　　アフィールド[消費税率]が追加されている

 

　すでにデータが入力してあるレコードには、消費税率の値は表示されません。ここで請求書番号テーブルに消費税率の値を入力することもできますが、消費税率を請求書フォームで入力するようにします。確認後はテーブルを閉じます。

 

 

AC7H506Z

 

 

 

2　消費税の処理を追加する

　請求書フォームに、消費税率を入力するテキストボックスと、消費税額を計算して表示するテキストボックスを挿入します。これらのテキストボックスと請求書番号テーブルのフィールド[消費税率]とをコントロールソースとして設定したり、参照式を入力して、消費税の処理を完成します。

　テキストボックスは、[小計]のテキストボックスをコピーして、挿入してみましょう。ショートカットメニューの[コピー]と[貼り付け]を使います。

 

●コントロールをコピー操作で挿入

　すでに挿入されているコントロールをコピーして挿入すると、サイズやプロパティも同じものができます。同じサイズのコントロールを挿入する場合には便利な方法です。

　テキストボックスのようにラベルと対になっているコントロールは、テキストボックスをコピー元にすると、ラベルも同時にコピーされます(ラベルをコピー元にするとラベルだけが複写される)

 

>操作

図3.178　請求書フォームをデザインビューで開く

　　　　�@複写元のコントロールにマウスポインタを合わせ、右クリックする

図3.179アショートカットメニューが表示される

　　　　�A[コピー]を選択する

図3.180�Bフォーム上を右クリックして、ショートカットメニューを表示する

　　　　�C[貼り付け]を選択する

図3.181イフォームの左上端にコントロールが挿入される

        ウ次の操作でこのあたりに移動する

　　　　�D マウスポインタを移動するコントロールに合わせる

　　　　　　ここではラベルコントロール

図3.182�Eラベルの部分などをドラッグして目的の位置へ移動する

図3.183�F移動先でマウスボタンを放す

図3.184エマウスボタンを放したときの位置に移動する

 

 

AC7H507Z

 

　　　　

 

 

 

 

 

AC7H509Z

AC7H510Z

AC7H511Z

 

 

 

　　

AC7H512Z

AC7H513Z

　　　　　　　

　　　　　　　AC7H514Z

　　　　　　　

　　　　　　　AC7H515Z